我們說的IT項目管理就是項目管理在IT領(lǐng)域的應(yīng)用,結(jié)合IT行業(yè)特點運用項目管理技術(shù)、理念和方法,包括項目整合、范圍、時間、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通、風(fēng)險和采購管理以及啟動、計劃、實施、控制和收尾等過程組。今天為大家盤點分析IT項目管理中存在的六大常見錯誤。
在軟件行業(yè),在界面設(shè)計沒有正式展現(xiàn)給客戶之前,所有的工作都處于需求調(diào)研階段。而在我們所學(xué)的軟件工程概念模型中,這是三個階段:需求調(diào)研、需求分析、概要設(shè)計。大量的實踐證明,在概要設(shè)計階段所衍生出來的需求工作量是之前的5~10倍,甚至更多,因為這要看設(shè)計人員的業(yè)務(wù)溝通能力和建模水平。
有實施經(jīng)驗比較豐富的項目管理人員總結(jié)說,在中國實施軟件項目,必須以咨詢方式展開:要推出自己的方案,而不能完全按照客戶來提需求做項目。
其實得出這樣結(jié)論的深層原因,是因為國內(nèi)多數(shù)企業(yè)管理思想不成熟,更談不上完善的業(yè)務(wù)模型,所以客戶的思維一定程度是發(fā)散的,還未形成系統(tǒng)。所以,要做好實施項目,實施者必須有很好的業(yè)務(wù)建模能力,快速給客戶展示合理的軟件原型——軟件Demo。
“忘記”項目目標(biāo)有兩種情形:一是從開始接手項目就沒弄清楚項目的目標(biāo)是什么;二是雖然清楚項目的目標(biāo)是什么,但卻干著跟完成項目目標(biāo)無關(guān)、甚至有害的事。
“時刻銘記項目目標(biāo)”是項目管理很重要的一個思維,項目所有的活動都圍繞這個展開。項目經(jīng)理最重要的一項任務(wù)就是“跟蹤與控制”,時刻把握項目方向,保證項目計劃得以順利執(zhí)行,偏差控制在可控風(fēng)險范圍內(nèi)。
任何項目在開展過程中都會不斷面對“機會”和“誘惑”,項目經(jīng)理一定要能明確項目大目標(biāo),才能清晰地識別哪些是使項目成功的“機會”,哪些是會給項目帶來風(fēng)險的“誘惑”。
有這種看法的人不在少數(shù)。之所以形成這種看法,一是對項目的真正概念不清晰,二是對管理的概念“神話”了,把管理理解成了非一般人能做的事情。首先有必要普及一下項目的概念。
對“項目”有很多人下過定義,項目管理“圣經(jīng)”PMBOK的定義是:“為創(chuàng)造某個獨特的產(chǎn)品或服務(wù),或完成某獨特的任務(wù)所做的臨時性努力”。明白了這些,你就會明白從日常生活的吃喝拉撒到國家管理,處處都是項目,處處都需要項目管理,也就能理解,為什么人人都應(yīng)該掌握一些基本的項目管理方法。
“計劃”,這是保證項目成功最關(guān)鍵的條件。所以,每個項目經(jīng)理都會記住“計劃一旦形成,就嚴(yán)格按照計劃去執(zhí)行,而不受某個人、某件事的影響”這個原則,也明白“這樣做不僅能夠減少大量資源的浪費,產(chǎn)品的質(zhì)量也能得到保障?!彼裕芏囗椖拷?jīng)理排斥,甚至拒絕改變計劃。堅持原則,這貌似沒什么錯,但真的這樣么?
要弄清楚一件事是否有必要做,首先就得弄清楚兩個問題:一、這件事為什么要做?二、做了有什么好處?那我們首先問一下編制計劃的目的是什么?我們知道計劃是項目管理的最佳實踐,計劃是保證項目成功的一種手段和方法,做這件事只有一個目的,那就是為了“保證項目成功”,但前提是,這份計劃是“周密的、可行的”。嚴(yán)格執(zhí)行一份周密可行的項目計劃才能保證項目成功。很多項目經(jīng)理記住了上面的“嚴(yán)格執(zhí)行”原則,但忘記了這個大前提。
第二個問題,計劃有什么好處?項目管理的計劃方法,把項目活動、持續(xù)時間、所需資源有機地結(jié)合在一起,并且有嚴(yán)格的先后次序、里程碑和關(guān)鍵路徑,可以清晰地提醒項目所有成員在什么時間,做什么事情,保證每個項目任務(wù)都得以執(zhí)行;通過對計劃的執(zhí)行跟蹤,項目經(jīng)理可以清晰地了解項目進(jìn)展情況和偏差情況,評估并及時有效的控制項目風(fēng)險,從而保證項目的成功。
明白了這兩點,我們再來看IT項目。對多數(shù)IT項目,尤其是軟件實施項目,啟動時都存在范圍不夠明晰,需求不確定的情況。
制定一份周密可行的計劃是項目經(jīng)理優(yōu)秀能力的體現(xiàn),尤其是WBS的制定,對復(fù)雜項目有很大難度。要保證項目的成功,就要保證項目的每個活動都能得以順利執(zhí)行。所以,在項目情況發(fā)生變化,在原有的計劃基礎(chǔ)上有需求變更時,就要把新的任務(wù)補充到計劃中,修正計劃,確保WBS的完整,確保計劃周密可行,之后的工作才是嚴(yán)格執(zhí)行。
學(xué)以致用,就怕亂用。無論是產(chǎn)品、技術(shù)還是管理方法,都存在為了更“先進(jìn)”、更“科學(xué)”而罔顧現(xiàn)實,盲目亂用的現(xiàn)象,結(jié)果“先進(jìn)”和“科學(xué)”的技術(shù)、工具不僅未提高生產(chǎn)效率,卻成了累贅,這樣的情況到處都是,在IT項目中也為數(shù)不少。
國內(nèi)大量失敗的ERP項目就是這類錯誤的典型。有人把ERP項目歸結(jié)為“一把手”工程,意思是只有領(lǐng)導(dǎo)重視并推動才能成功。領(lǐng)導(dǎo)支持是項目成功很重要的一個條件,但絕不是有領(lǐng)導(dǎo)支持就一定能夠成功。有些項目就是領(lǐng)導(dǎo)決策失誤盲目上的,從開始就注定項目要失敗。一個信息化項目的實施,對很多企業(yè)來說就是一場大的改革,對所有員工從思維、技能到工作習(xí)慣等多方面都需要進(jìn)行調(diào)整。如果企業(yè)的員工素質(zhì)不能跟上,縱然有各種各樣的培訓(xùn),但不顧員工基礎(chǔ)和“學(xué)習(xí)曲線”,用戶不能真正掌握全新的系統(tǒng),結(jié)果就只能增加用戶負(fù)擔(dān),而產(chǎn)生不了期望的效果。
很多IT項目經(jīng)理在學(xué)習(xí)了一些新的技術(shù)后,總想立刻在項目中實踐,而不去仔細(xì)分析這些技術(shù)在這個項目中是否需要,是否適合。IT技術(shù)日新月異,不斷有新的理論被提出來,被翻譯引進(jìn)到國內(nèi)。有些項目經(jīng)理在一知半解,對這些技術(shù)還不是很熟悉的情況下,就敢向人吹噓他所“掌握”技術(shù)的“科學(xué)性”、“先進(jìn)性”,進(jìn)而強制要求在項目中實踐。這可能是甲方的項目經(jīng)理,也可能是乙方的項目經(jīng)理。因為技術(shù)選擇錯誤導(dǎo)致項目失敗的例子在國內(nèi)過去有,現(xiàn)在也還有!絕對不可準(zhǔn)備不足就大范圍引入全新的技術(shù),待到項目時間過去一半了,才發(fā)現(xiàn)選擇的技術(shù)不適用,那時候一切都晚了。掌握任何新東西都有“學(xué)習(xí)曲線”,項目的時間限制是項目經(jīng)理必須時刻牢記的要素,把握不好就會給項目帶來極大風(fēng)險。
“項目一定要盈利”,這句話被無數(shù)IT項目經(jīng)理奉為真理,也就注定了要創(chuàng)造很多悲??!為了達(dá)到這個目的,很多IT項目經(jīng)理甚至都在悉心研究厚黑學(xué),學(xué)習(xí)用什么辦法把小弟搞得熱情高漲,比“民工”累,從而用最低的成本創(chuàng)造最大的利潤。
項目管理作為“戰(zhàn)術(shù)”層次的管理手段,一定要服務(wù)于“戰(zhàn)略”層次的大方向。商場如戰(zhàn)場,有勝利就會有失敗。為了戰(zhàn)略勝利,很多戰(zhàn)役要“誘敵深入”,必須打敗仗。敗仗不要緊,關(guān)鍵要弄清楚敗到什么層次,損失到何種地步,明確本次戰(zhàn)役的真實目標(biāo),再去打這場戰(zhàn)役,就會做到駕輕就熟,從而不至于到最后形成“不僅損兵折將,還未能誘敵深入”的局面。開拓市場、占領(lǐng)市場、站穩(wěn)市場、挖掘市場,這是每個公司發(fā)展必不可少的步驟。很多項目,對公司來說都是為了占領(lǐng)市場,甚至“虎口奪食”。這樣的項目,公司從戰(zhàn)略層面首先要求的絕對不是盈利,而是如何能把市場占領(lǐng),繼而站穩(wěn),項目經(jīng)理必須明白這個戰(zhàn)略意圖。