PMP培訓(xùn),系統(tǒng)學(xué)習項目管理的工具技術(shù),流程方法論,掌握項目管理從立項到項目驗收收尾的專業(yè)技能,為成功交付項目提供硬技能。
驗收是每個項目最重要的環(huán)節(jié),也是每個項目經(jīng)理最關(guān)心和重視的活動。驗收順利通過不僅關(guān)系到項目目標的最終達成,而且是項目回款、提升客戶及團隊滿意度等活動的關(guān)鍵條件。
俗話說,行百里者半九十。按照項目生命周期階段劃分,驗收處于項目收尾階段, 但是很多項目經(jīng)理都有這樣的體會:看似曙光就在眼前,實則刀光劍影,步步驚心!可見,驗收順利通過不容易,項目經(jīng)理需要做好充分的準備。
驗收環(huán)節(jié)常見的問題有:驗收不能按時啟動;對驗收標準發(fā)生分歧;驗收過程中出現(xiàn)變更;驗收中出現(xiàn)不滿足標準的問題、缺陷等。只要有這樣的事件發(fā)生,就會嚴重影響驗收的正常進行,給項目的順利收尾造成威脅。怎樣才能讓重要的驗收盡可能躲開這些“陷阱”呢?項目經(jīng)理可以有哪些更主動的作為呢?以下是確保驗收順利通過的一些技巧,可供項目經(jīng)理參考。
驗收需要盡早啟動
項目驗收什么時候開始最合適?很多項目經(jīng)理認為項目成果已完成,項目臨近收尾,接下來就可以啟動驗收。而根據(jù)《項目管理知識體系指南》的觀點,驗收要盡早開始,甚至在項目剛剛啟動的時候,就要開始著手準備驗收??赡苡腥擞X得奇怪,項目還沒有充分開展,甚至連中間成果都還沒有,這個時候就要開始驗收嗎?有什么可驗的呢??事實上,我們所說的“驗收”,并不僅僅包括針對項目最終成果的技術(shù)性檢驗,它作為項目生命周期的一個重要階段的活動, 也可以把他看作一個相對獨立的、完整的“小項目”。驗收作為一個小項目,就少不了啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾,在每個環(huán)節(jié)中,都有明確、具體的工作需要認真完成。驗收剛剛啟動,項目經(jīng)理就要確定明確的驗收目標:什么時間開始、什么時間必須完成,將這一目標作為整體項目目標的一部分,作為編制計劃、實施和管理項目工作的依據(jù)之一。
盡早識別出對驗收有重大影響的重要相關(guān)方
這是驗收要盡早開始的具體活動之一。雖然驗收是技術(shù)性的檢測,但其中一定少不了人的主觀因素的影響。哪些人的利益會因為項目驗收而得到滿足?哪些人的利益會因為項目驗收而受到損害?以IT項目為例,如計劃部、建設(shè)部等部門,隨著項目的驗收,自己對新系統(tǒng)建設(shè)的責任也隨之結(jié)束,而運維部、技術(shù)部等部門,項目驗收就意味著他們又將增加新的工作責任。因此,在驗收中他們提出的問題最多、要求最嚴格,這其中的利益影響不言而喻。所以,盡早識別出對驗收有直接利益關(guān)系和重大影響的重要相關(guān)方,并及時采取有效措施,對于確保項目驗收順利通過將起到舉足輕重的作用。出于各方利益考慮,有些項目即使已經(jīng)進入正式驗收,客戶依然有可能針對成果的功能、性能繼續(xù)提出新的要求,顯然這也會給正常的驗收帶來阻礙。實際上,越是競爭激烈的行業(yè)、領(lǐng)域,這種情況越是普遍。被客戶牽著鼻子走確實很被動,但在特定的環(huán)境下,又確實難以做到一切都循規(guī)蹈矩,就像有人總結(jié)的:客戶虐我千百遍,我待客戶如初戀!在面對強勢客戶的時候,更應(yīng)該協(xié)調(diào)多方面的資源、力量,共同投入驗收中。必要時,研發(fā)部門、市場部門和相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo),都應(yīng)該加入項目驗收中來。
盡早制定項目驗收規(guī)范
盡早制定驗收規(guī)范,并得到確認和批準, 這是驗收要盡早開始的具體活動之二。既然驗收是針對項目成果的技術(shù)性檢驗,一定少不了具體的檢驗測試規(guī)范。這個規(guī)范不一定是項目團隊來確定,也不一定是客戶方確定。最常見的,可能是由雙方協(xié)商來確定。但如果項目經(jīng)理和團隊能盡早制定出項目的驗收規(guī)范,將在最終確定標準的協(xié)商中爭取更主動的地位。驗收規(guī)范必須要得到客戶的認可,因此一定少不了協(xié)商和調(diào)整。即便客戶提出修改、調(diào)整的要求,也是在既有驗收規(guī)范的基礎(chǔ)之上修改、調(diào)整。如果項目經(jīng)理和團隊不能盡早制定項目驗收的規(guī)范,等客戶拿出他們制定的規(guī)范,項目經(jīng)理再根據(jù)自己的需要修改、調(diào)整,就會更加被動,甚至給最終的驗收造成障礙。另外,既然驗收規(guī)范需要獲得雙方的認可,就少不了你來我往的協(xié)商和談判,而這本身就是一件消耗精力、占用時間的復(fù)雜而重要的工作。如果等到項目已經(jīng)完成,并臨近收尾的時候才開始確定具體的測試規(guī)范,勢必又要等待一段時間,驗收活動的正式啟動也就會被推遲。因此,將驗收當作一個獨立的項目看待,盡早確定明確的目標,盡早確定驗收標準,盡早并盡可能全面地識別出那些對驗收有重要影響的關(guān)鍵相關(guān)方,盡早采取合理、有效的措施,將有助于未來的驗收順利通過。
成功的驗收還要做到“內(nèi)外兼修”。在提請外部客戶正式驗收成果之前,項目經(jīng)理和團隊要提前對已經(jīng)完成的項目進行嚴格自檢。自檢環(huán)節(jié)中,容易被忽略或出問題的地方,往往是與項目成果對應(yīng)的文檔資料。
有些項目經(jīng)理和團隊有類似的錯誤觀念:重視成果,但輕視文檔資料。他們往往將大量甚至全部精力都投入完成項目成果的工作中,卻忽略了同步記錄、輸出相應(yīng)項目文檔資料的任務(wù)。結(jié)果,在項目移交環(huán)節(jié),不得不回過頭來“補作業(yè)”“寫回憶錄”,不但狼狽不堪,質(zhì)量也難以保證,甚至影響正常的驗收。相比那些復(fù)雜的技術(shù)性項目,文檔資料的整理、編寫更具備“事務(wù)性”的屬性:盡管沒有特別突出的難度,但確實需要占用時間和精力。不要讓需要移交的項目文檔資料拖了驗收的后腿,對于這一任務(wù),要引起主觀上的重視就顯得更加重要了。例如,國家電網(wǎng)有限公司交流建設(shè)分公司在多年的工程檔案資料管理實踐中就總結(jié)出了四個字——“同步形成”,也就是確保工程檔案和工程實施實現(xiàn)同步推進。只有“同步”,才能確保檔案資料的完整、齊全、真實和準確。
分階段驗收是項目驗收順利通過的一個“技巧”。越是復(fù)雜的項目,越需要將其生命周期的階段進行清晰的劃分。以通信系統(tǒng)項目為例,通??梢詣澐譃樵O(shè)備到貨/驗貨、硬件安裝/驗收、系統(tǒng)加電、系統(tǒng)調(diào)試、測試、系統(tǒng)驗收和割接(將新系統(tǒng)納入既有網(wǎng)絡(luò))等若干階段。理論上可以將總體驗收按階段或功能模塊分割開來,逐步完成。這樣做不僅可以降低整體驗收的難度和風險,更有助于及時發(fā)現(xiàn)項目中的問題和缺陷,特別是針對那些“隱蔽工程”和難以事后返工的部分,能有效提高驗收通過的可能性,并降低整改工作的成本代價。另外,如果能將驗收與回款掛鉤,通過分解驗收,還將顯著降低回款的壓力,這對于甲乙雙方來說是一個雙贏舉措。
驗收作為一個小項目,也需要進行復(fù)盤。所謂復(fù)盤,是項目負責人針對已經(jīng)發(fā)生的項目過程和結(jié)果,進行回顧、探究,不但要發(fā)現(xiàn)問題,還要在分析和總結(jié)問題的基礎(chǔ)上,形成更好的解決方案,提升自身解決問題的能力,并為后續(xù)的項目提供參考與借鑒。在驗收過程中遇到的任何問題,都應(yīng)該成為項目復(fù)盤活動的焦點,即所謂“吃一塹,長一智”。通過復(fù)盤,可以讓我們看到,在驗收過程中,究竟有多少外在不可控因素,有多少可控因素。找到了這些問題的深層次原因,當那些相同的情況發(fā)生時,才能做好預(yù)防;當那些相似的情況發(fā)生時,才能更好地應(yīng)對。
表面上看,驗收是項目結(jié)束前的最后一件事,而實際上,只有將驗收當成一個完整的項目看待,早啟動、早規(guī)劃、規(guī)范地實施、全過程監(jiān)督管控、完整地復(fù)盤收尾,才能讓驗收這個重要的環(huán)節(jié)順利地通過。
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